7 dolog, amellyel növelhető a telephelyi biztonság

Bevezetéseink alkalmával megtapasztaltuk, hogy mik azok a tényezők, amelyekkel jelentősen növelhető a telephely biztonsága. Az alábbi hét pontban bemutatjuk azokat a megoldásokat, amelyekkel biztonságosabbá és átláthatóbbá válhat a telephelyi működés, és nem is kell hozzá más, csak egy online időkapu szoftver:

Beléptetéskor kérd el a rendszámot!

Digitalizációval könnyen elérhető a telephelyek védelme. Egy olyan egyszerű funkció, mint a rendszám ellenőrzés, átláthatóbbá tudja tenni az érkező járművek sorát. Elfelejtődhet az Excel tábla vagy a kis füzet, ahol egyesével kell keresgélni az épp megérkezett szállítmány adatait. A beléptetés funkció jóval könnyebb és kevésbé időigényes lesz, emellett pedig a belépési jogosultság is számontartható. Így csak az a jármű léphet be a telephelyre, amelyiknek valóban ott van dolga.

A GLABs-ben történő foglalásokhoz a rendszám megadása szükséges, ezzel a beléptetést segíti. A be- és kilépési adatok hozzáadódnak a szállítmány információihoz, így a nyilvántartásból lekérdezhetők és visszakereshetők lesznek.

A rendszám megadása azért is szükséges, hiszen fejlesztés alatt áll a rendszámfelismerő rendszer integráció funkció. Ennek segítségével interfacen keresztül lekérdezhető a beléptetésre váró jármű jogosultsága, valamint beléptetés esetén automatikusan módosíthatja a jármű aktuális belépési státuszát.

Szabályozd az érkezőket

Alapvetően fontos, hogy az érkező sofőrök tudják, mihez tartsák magukat, amikor a telephelyre érkeznek. A COVID-19 megjelenésével megsokszorozódott a tájékoztatás fontossága. Szinte minden telephelyen változott a protokoll, és a járványügyi szigorításokkal pillanatról pillanatra folyamatosan változik.

Egy online rendszerben egyszerűen átadhatók ezek az információk, akár email értesítéssel, akár időkapu foglaláshoz kötött elfogadással. Az időkapu funkciói között ez is megtalálható, ugyanis mind az általános, mind a rendkívüli telephelyi szabályzatok kezelését lehetővé teszi, akár több nyelven is. A feltöltött szabályzatok a szállítás létrehozása során, illetve az e-mail értesítésekben jelennek meg az érintetteknek. Így biztosítható az érkező sofőrök, valamint a telephelyen dolgozók biztonsága, ugyanis mindenki tudja mik a teendők a telephelyre érkezvén.

Miért álltál meg itt?

Hatalmas telephelyeken, ahol nagy az árumozgás, ezt sokszor használják ki a fuvarozók és olyan helyeken állnak meg pihenni vagy várakozni, ahol a szabályoknak megfelelően nem lehetne. Erre szolgál megoldásul az útvonalkártya, amelyet belépéskor kap meg a sofőr a biztonsági szolgálattól.

Amellett, hogy végigkíséri a telephelyen belüli folyamatot, színkódot is tartalmaz, amely a rakomány státuszának könnyebb felismerését segíti. A biztonsági szolgálat a kártya megtekintésekor el tudja dönteni, hogy tartózkodhat-e a kamion az adott helyen vagy sem. Ezzel a telephelyen belüli rendfenntartás válik elérhetővé.

Ellenőrzés

Akár ipari park, akár saját telephely, jórészt saját biztonsági szolgálattal vagy portaszolgálattal rendelkezik. Nagyban segít, ha van egy lista arról, hogy mit kell ellenőrizni be- és kiléptetéskor. Ez egyfajta vonalvezetőként támogathatja a biztonsági szolgálatot fenntartani a szigorúságot, hogy az operáció megfeleljen a legbiztonságosabb előírásoknak is. Ilyen Tehergépjármű Ellenőrző lapot akár papíron, akár elektronikusan is vezethet a porta vagy biztonsági szolgálat.

Szigorúbb szabályok

Sok cégnek szigorú előírásoknak kell megfelelni, amely a szokásosnál több, specifikus adatok kezelését követelik meg. Ilyen pl. az AEO, amely megkövetelheti, hogy tárolják: a sofőr nevét, okmány számot, rendszám országkódját vagy akár a kilométeróra állását. Erre a cégeknek keresniük kell egy biztonságos, de praktikus megoldást, amellyel nemcsak az adatok tárolása oldódik meg, hanem akár az adminisztráció is csökken.

Az időkapu ebben is segítséget tud nyújtani, ugyanis az adatok tárolása teljes körűen megoldható egy ilyen rendszer segítségével. Továbbá, mivel ez egy zárt rendszer, az adatok nem érhetők el olyan számára, aki nem érintett a szállításban.

Kilépnél? ki engedélyezte?

Napi szintű probléma, hogy a kamionos úgy akar kilépni, hogy a rakodási vagy adminisztrációs folyamat még nem fejeződött be. Előfordult olyan eset is, hogy a sofőr úgy akart kilépni, hogy a vám engedélyek bekérése már megtörtént. Ebben az esetben a tehergépjármű nem hagyhatja el a telephelyet, amíg az engedélyeztetési folyamat be nem fejeződik. Az emberi tényezőt is figyelembe véve, lehetséges, hogy egyszerűen elfelejtődik a szállítólevél.

Ezt kell jobban összefogni, és figyelemmel kísérni. Nem keletkezne plusz munka egyik fél számára sem, ha egy közös felületen elérhető lenne a dokumentumkezelés. Továbbá, a GLABs online időkapu rendszerben státusz figyelési lehetőség is van, amely ellenőrizhető a kilépéskor, így a portaszolgálat azonosítani tudja, hogy a jármű távozhat-e a telephelyről, ugyanis csak a KÉSZ státuszú kamionok kapnak engedélyt a távozásra. A státusz információk a szállítmány adatlapján érhetők el a portai szolgálat számára.

Mi legyen a futárokkal, szervizzel, vendégekkel?

Akkor jönnek, amikor épp tudnak, de a biztonsági szolgálatnak tudnia kell, ki tartózkodik a telephelyen. A vendéglista vagy jelenléti ív is segíthet ezen, de ha már 21. század, miért nem csináljuk ezt a folyamatot is elektronikusan? Időkapu rendszerben ezek az érkezések is vezethetők, nem kell külön platformon vagy papíron kezelni. Az időkapu egyszerűen képes kezelni ezeket a nem tervezett érkezéseket, néhány adat megadásával. Ezeket külön listában rögzíti, így később vissza is kereshetők.

Túl számos nagy bevezetésen, tisztán látszik, hogy több fentebb felsorolt lehetőség elérése digitalizációt von maga után, amelynek eszköze egy online időkapu rendszer. Digitalizációval felvehetjük a versenyt a gyorsan fejlődő gazdasággal, ami ma már megköveteli, hogy versenybe szálljunk, ha sikeres céget szeretnénk működtetni. Ehhez nyújt segítséget egy rendszer, amely összeszervezi és koordinálja a szállítmányokat a telephelyre érkezéstől, a távozásig. Az időkapu rendszer használata a telephely biztonság feltételeinek is eleget tud tenni, a rakodások és szállítmányozói érkezések tervezhetővé- tételén felül.

A felsorolásból az is látszik, hogy a GLABs sokkal több, mint egy egyszerű online időkapu rendszer. Számos más területen is segíti a telephely működését, így elérhető a hatékony raktár, az optimális működés vagy akár a költségek csökkentése.

Ide kattintva megtekintheti hogyan tud segíteni a GLABs online időkapu és rakodás management szoftver az ellátási lánc szállításban résztvevő részlegei számára.

A cikket a trans.INFO-n is elolvashatja ide kattintva.